Hoe werkt de clubsite?

Hoe werkt de de clubsite?

Om u een beter inzicht te geven in de mogelijkheden van de clubsite hebben wij per onderdeel een toelichting gegeven op de mogelijkheden. Mocht u specifieke vragen hebben die onderstaand niet beantwoord worden belt u ons dan op (055) 578 89 69 of stuur ons een email op info@aawebdesign.nl

Agenda
De agenda staat centraal in de clubsite. In de agenda wordt niet alleen vermeld wanneer de weekbijeenkomsten zijn maar ook wie wanneer jarig is en wat voor andere evenementen gepland staan in een bepaalde week. Per weekbijeenkomst of evenement kan men zich aan- of afmelden. U doet dit door op het evenement te klikken. Meldt u zich bijvoorbeeld af voor een weekbijeenkomst dan kan hierbij een reden worden opgegeven. De opgegeven reden geeft het bestuur een beter inzicht in de wekelijkse attendancecijfers. De informatie over verjaardagen of trouwdata worden gehaald uit “Uw persoonsgegevens” en hoeven slechts eenmalig ingevoerd te worden in “Uw persoonsgegevens”.

In de agenda ziet u weekbijeenkomsten staan. Bij elke bijeenkomst is er de mogelijkheid om het programma te vermelden. Ook kunt u kiezen welke methode van aan- of afmelden bij u in de club het beste past:

aan-/afmelden is niet nodig
alleen afmelden als je niet kunt (kort afmeldformulier, te zien in onze demo-agenda)
een uitgebreide intekenlijst, waarop leden zichzelf kunnen aan- of afmelden. Desgewenst kunnen ook partners en introducés in de intekenlijst vermeld worden.

Weekberichten
De weekberichten worden op de site opgeslagen en het laatste weekbericht staat altijd direct in zicht wanneer op de knop “Weekberichten” wordt geklikt. Verder beschikt dit onderdeel over een archief- en een zoekfunctie. Het is mogelijk om een oud weekbericht rechtstreeks te selecteren op datum, maar het is ook mogelijk om op zoekwoord in de oude weekberichten te zoeken.

Nadat het weekbericht via de Sitemanater in de site is geplaatst kan door degene die het weekbericht heeft geschreven met één druk op de knop een groepse-mail naar alle leden worden verstuurd. Hiermee wordt voorkomen dat vele malen voor niets wordt ingelogd op de clubsite om te kijken of een weekbericht al ís gepubliceerd terwijl dit nog het geval is. Desgewenst zou het weekbericht ook via e-mail rondgestuurd kunnen worden.

Leden
Via de knop leden komt u in de ledenlijst. Hier staan al uw medeleden afgebeeld voorzien van hun persoonlijke gegevens en eventueel een persoonlijk bericht. Degenen met een persoonlijk bericht zijn voorzien van een blauw randje om de foto. Door op de foto te klikken van bijv. Lex Jansen ziet u zijn gegevens inclusief een persoonlijk stukje. De informatie die hier vermeld staat is afkomstig uit het hieronder besproken onderdeel “Uw persoonsgegevens”.

In het submenu van leden ziet u staan “Adressenlijst” Door hierop te klikken krijgt u een verkorte lijst te zien met alle gegevens van alle leden. Deze lijst kan uitgeprint worden en als naslagwerk naast de telefoon worden gelegd. Bij het printen heeft u de keuze tussen een adressenlijst of een "smoelenboek". Zodra een lid iets in zijn “persoonlijke gegevens” wijzigt wordt dit direct op deze adressenlijst bijgewerkt.

In het submenu van leden ziet u staan “Attendance”. Hier ziet u uw persoonlijke attendance en kunt u doorklikken naar de clubattendance. Uit privacyoverwegingen ziet u bij uzelf wel de reden van afwezigheid maar bij uw collega clubleden alleen de attendancecijfers. De voorzitter heeft overigens wel inzage in de redenen van afwezigheid van alle leden. Als de attendancecijfers wekelijks in de site worden bijgehouden, volgt hieruit automatisch bij het weekbericht een vermelding met de weekattendance en een ieder kan zijn persoonlijke attendance inzien. Alle attendancecijfers zijn dan ook altijd actueel en beschikbaar.

Uw persoonsgegevens
Nadat u bent ingelogd in de clubsite met uw emailadres en wachtwoord komt u op het interne ledendeel van de website terecht. Dit deel is alleen voor leden te bekijken en is wachtwoord beveiligd. Omdat u met uw eigen emailadres inlogt (in deze voorbeeld clubsite hebben wij een emailadres + wachtwoord gekozen) weet de website wie er ingelogd is en haalt daarbij automatisch uw persoonsgegevens op. Dit betekent dat waar u ook in de site iets doet u nooit uw naam hoeft op te geven. Vergissingen en fouten zijn daarmee uitgesloten.

Uw persoonsgegevens staan opgenomen onder de knop “Leden / Je gegevens wijzigen”. Door op deze knop te klikken ziet u al uw gegevens staan (op dit moment ziet u demo-gegevens). Als lid kunt u deze wijzigen en zodoende zelf zorg dragen voor uw juiste personalia.

Commissies
In het submenu van "commissies" ziet u een aantal subpagina’s. Het betreffen hier tekstpagina’s waarbij de mogelijkheid bestaat deze op te maken en te voorzien van foto’s en hyperlinks. De opmaak vindt plaats via een teksteditor in de Sitemanager van de site die veel lijkt op de teksteditor zoals deze wordt gebruikt in het onderdeel “Uw persoonsgegevens”.

Stuur een emailbericht
Het is voor elk lid mogelijk vanaf de clubsite een individuele email aan een lid of een groepsemail aan alle leden te versturen. Bij het versturen kunt u ervoor kiezen zelf een kopie te ontvangen van de email.

Online rondvraag
Op het startscherm van het intranet (het besloten gedeelte) van de clubsite is de rubriek 'de rondvraag' opgenomen. Deze biedt leden de mogelijkheid om een berichtje te posten en daarmee mensen te attenderen op bijzondere zaken of iets mede te delen. Daarnaast kan deze rubriek ook gebruikt worden door commissies om iedereen die inlogt even te wijzen op bijvoorbeeld een openstaande intekenlijst of iets dat nieuw op de website is geplaatst.

De clubsite onderhouden via de Sitemanager
De clubsite is voorzien van een beheerdersdeel, de Sitemanager. In dit beheerdersdeel zijn o.a. de volgende onderdelen mogelijk:

Teksten kunnen worden geplaatst en opgemaakt en desgewenst voorzien van foto's en/of filmpjes.
Foto’s kunnen worden geplaatst en toegevoegd worden aan teksten of in het fotoalbum.
Menustructuren kunnen worden ingesteld. Het zelf knoppen toevoegen is mogelijk.
Activiteiten in de agenda kunnen worden ingesteld.
Weekberichten kunnen worden geplaatst.
Attendance van weekbijeenkomsten kan worden ingevuld.
Nieuwe leden kunnen worden aangemaakt.
Oud-leden kunnen worden verwijderd uit de ledenlijst.

De Sitemanager is in principe niet voor iedereen toegankelijk. Leden die inlogcodes voor de sitemanager zouden kunnen krijgen zijn bijvoorbeeld de voorzitter, secretaris, programmacommissie en de eventuele webcommissie. Het is ook mogelijk om het onderhoud van de website te verdelen over meerdere mensen en dus alleen bepaalde delen van de website aan een webredacteur toe te kennen.